¿Qué es este aviso?
Este aviso describe cómo se puede usar y divulgar su información médica y cómo puede acceder a esta información. Por favor, revíselo detenidamente. También describimos sus derechos y ciertas obligaciones que tenemos en relación con el uso y la divulgación de la información médica.
Este aviso se aplica a todos los registros recibidos, utilizados o divulgados por Solera Health. Los proveedores de servicios de salud que no pertenecen a Solera pueden tener políticas o avisos diferentes en relación con el uso y la divulgación de su información médica.
Nos reservamos el derecho de cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer que la notificación revisada o modificada entre en vigor para la información médica que ya tenemos sobre usted, así como para cualquier información que recibamos en el futuro. El aviso contendrá la fecha de entrada en vigor en la primera página, en la esquina superior derecha. Además, cada vez que utilice nuestros servicios, le ofreceremos una copia del aviso actual en vigor.
El compromiso de Solera con respecto a la información médica
Entendemos que la información médica confidencial sobre usted («usted» o «su» utilizada en todo momento se refiere al paciente) y su salud es personal. Nos comprometemos a proteger su información médica.
La ley nos exige:
- Asegúrese de que la información médica que lo identifica se mantenga privada (con ciertas excepciones)
- Entregarle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica, y
- Siga los términos del aviso que está actualmente en vigor
¿Por qué recopila Solera su información médica?
Creamos un registro de la atención y los servicios que recibe. Necesitamos este registro para brindarle una atención de calidad y para cumplir con ciertos requisitos legales.
¿Cómo usa y divulga Solera su información médica?
Las siguientes categorías describen las diferentes maneras en que utilizamos y divulgamos la información médica. Para cada categoría de usos o divulgaciones, explicaremos lo que queremos decir e intentaremos dar algunos ejemplos. No se enumerarán todos los usos o divulgaciones de una categoría. Sin embargo, todas las formas en las que se nos permite usar y divulgar información pertenecerán a una de las categorías.
Para tratamiento
Podemos usar su información médica para proporcionarle servicios de coordinación y administración de la atención médica. Nuestras comunicaciones con usted pueden ser por teléfono, teléfono celular, correo electrónico o correo postal. Por ejemplo, podemos usar su información para facilitar la programación de citas con su proveedor. Podemos divulgar su información médica a los proveedores de atención médica que participan en su cuidado. También podemos divulgar su información médica a personas ajenas a Solera Health que puedan participar en su atención continua, como un programa de control o prevención de enfermedades.
Para el pago
Podemos usar y divulgar su información médica para facturar los servicios que recibe y cobrarle el pago a usted, a una compañía de seguros o a un tercero, si corresponde. Por ejemplo, es posible que necesitemos información sobre su historial de tratamiento para facilitar las solicitudes de beneficios.
Para operaciones de atención médica
Podemos usar o divulgar su información de atención médica para operaciones de atención médica. Por ejemplo, podemos usar su información para determinar la calidad de la atención que recibió de uno de nuestros socios. Si las actividades requieren que se divulguen fuera de nuestra organización, solicitaremos su autorización antes de divulgar esa información.
Según lo exija la ley
Divulgaremos su información médica cuando así lo exija la ley federal, estatal o local.
Para evitar una amenaza grave a la salud o la seguridad
Podemos usar y divulgar su información médica cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave a su salud y seguridad o a la salud y seguridad del público o de otra persona. Sin embargo, cualquier divulgación solo se haría a alguien que pudiera ayudar a prevenir la amenaza.
Recordatorios de citas
Podemos usar y divulgar información médica para comunicarnos con usted como recordatorio de que tiene una cita para recibir atención.
Recordatorios de asistencia
Podemos usar y divulgar información médica para comunicarnos con usted y recordarle sus obligaciones de asistencia.
Prestaciones y servicios de salud preventiva y relacionados con la salud
Podemos usar y divulgar información médica para informarle sobre cambios u opciones de estilo de vida o alternativas que puedan interesarle. También podemos usar y divulgar información médica para informarle sobre beneficios o servicios relacionados con la salud que puedan interesarle.
Actividades de salud pública
Podemos divulgar información médica sobre usted para actividades de salud pública. Por lo general, estas actividades incluyen:
- Para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades
- Informar sobre nacimientos y defunciones
- Informar sobre el abuso o la negligencia de niños, ancianos y adultos dependientes
- Para informar sobre reacciones a medicamentos o problemas con los productos
- Para notificar a las personas sobre las retiradas del mercado de productos que puedan estar utilizando
- Notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad o que puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección
- Notificar a la autoridad gubernamental correspondiente si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Solo haremos esta divulgación si usted está de acuerdo o cuando la ley lo exija o autorice.
- Notificar a los empleados de respuesta a emergencias sobre la posible exposición al VIH/SIDA, en la medida necesaria para cumplir con las leyes estatales y federales
Compensación laboral
Podemos divulgar información médica sobre usted para programas de compensación laboral o similares. Estos programas brindan beneficios en caso de lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
Demandas y disputas
Si está involucrado en una demanda o una disputa, podemos compartir su información médica en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos compartir información médica sobre usted en respuesta a una citación, una solicitud de descubrimiento u otro proceso legal emprendido por otra persona involucrada en la disputa, pero solo si nos hemos esforzado por informarle sobre la solicitud (lo que puede incluir una notificación por escrito) o para obtener una orden que proteja la información solicitada.
Actividades de recaudación de fondos
Es posible que desee hacer contribuciones para respaldar los servicios que brindamos. Tienes derecho a dejar de recibir mensajes de recaudación de fondos (a dejar de recibirlos). Si recibes un mensaje de recaudación de fondos, te indicará cómo darte de baja.
Mercadotecnia y ventas
La mayoría de los usos y el intercambio de información médica con fines de marketing y el intercambio que constituye una venta de información médica requieren su autorización. Solera health no compartirá su información médica con fines de marketing o ventas sin obtener su autorización.
¿A quién más puede dar Solera mi información médica?
Podemos compartir su información médica con las siguientes personas u organizaciones, por motivos distintos a los descritos en la sección anterior.
Personas involucradas en su atención o en el pago de su atención
Podemos divulgar su información médica a un amigo o familiar que participe en su atención médica. También podemos dar información a alguien que ayude a pagar su atención.
Si se ve atrapado en un desastre, como un huracán, también podemos compartir su información médica con una organización que ayude en las iniciativas de ayuda en caso de desastre para que su familia pueda recibir notificaciones sobre su afección, estado y ubicación.
Autoridades gubernamentales que reciben informes de abuso, negligencia o violencia
Podemos divulgar su información a una autoridad gubernamental autorizada por la ley para recibir informes de abuso, negligencia o violencia relacionados con niños o ancianos.
Autoridades de mando militar
Si es miembro de las fuerzas armadas, podemos divulgar su información médica según lo exijan las autoridades de mando militar. También podemos divulgar información médica sobre el personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente.
Agencias de supervisión de la salud
Podemos divulgar información médica a una agencia de supervisión de la salud para las actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, las auditorías, las investigaciones, las inspecciones y la concesión de licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de atención médica, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles. Solo haremos esta divulgación si usted está de acuerdo o cuando la ley lo exija o autorice.
Cumplimiento de la ley
Podemos divulgar información médica si así lo solicita un funcionario encargado de hacer cumplir la ley:
- En respuesta a una orden judicial, citación, orden judicial, citación o proceso similar
- Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida
- Acerca de la víctima de un delito si, en determinadas circunstancias limitadas, no podemos obtener el consentimiento de la persona
- Acerca de una muerte que creemos que puede ser el resultado de una conducta delictiva
- Acerca de la conducta delictiva en el hospital, y
- En circunstancias de emergencia para denunciar un delito, la ubicación del delito o de las víctimas, o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el delito
Forenses, médicos forenses y directores de funerales
Podemos divulgar información médica a un médico forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte.
Funcionarios federales autorizados
Podemos divulgar su información médica a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley. Podemos divulgar su información médica a funcionarios federales autorizados para que puedan brindar protección al presidente, a otras personas autorizadas o a jefes de estado extranjeros, o para que puedan llevar a cabo investigaciones especiales.
Instituciones correccionales o funcionarios encargados de hacer cumplir la ley
Si está preso en una institución correccional o está bajo la custodia de un funcionario encargado de hacer cumplir la ley, podemos divulgar su información médica a la institución correccional o al funcionario encargado de hacer cumplir la ley.
Esta divulgación sería necesaria:
- Para que la institución le brinde atención médica
- Para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de los demás
- Por la seguridad de la institución correccional
Equipos de personal multidisciplinarios
Podemos divulgar información médica sobre un niño o una persona mayor y sus cuidadores (como los padres de un niño) a un equipo de personal multidisciplinario relevante para prevenir, identificar, gestionar o tratar el abuso o la negligencia.
Categorías especiales de información
En algunas circunstancias, su información médica puede estar sujeta a restricciones que pueden limitar o impedir algunos usos o divulgaciones descritos en este aviso. Por ejemplo, existen restricciones especiales sobre el uso o la divulgación de ciertas categorías de información, como las pruebas del VIH o el tratamiento de afecciones de salud mental o el abuso de alcohol y drogas. Los programas de beneficios de salud del gobierno, como Medi-Cal, también pueden limitar la divulgación de la información de los beneficiarios para fines no relacionados con el programa.
¿Qué control tengo sobre el intercambio de mi información médica?
Puede solicitar restricciones sobre el uso y el intercambio de su información médica.
Tiene derecho a solicitar una restricción o limitación en relación con:
- La información médica que utilizamos o compartimos sobre usted para servicios, pagos u operaciones de atención médica
- La información médica que compartimos sobre usted con alguien que participa en su atención o en el pago de su atención, como un familiar o un amigo. Por ejemplo, puedes pedirnos que no usemos ni divulguemos la información sobre una evaluación a la que te sometiste.
No estamos obligados a aceptar su solicitud, excepto si nos pide que no compartamos información con un plan de salud o una aseguradora con fines de pago o de operaciones de atención médica, cuando usted (u otra persona en su nombre que no sea el plan de salud o la aseguradora) haya pagado el artículo o servicio de su bolsillo en su totalidad. Incluso si solicita esta restricción especial, podemos divulgar la información a un plan de salud o una aseguradora con el fin de brindarle tratamiento.
Si aceptamos otra restricción especial, cumpliremos con su solicitud a menos que la información sea necesaria para proporcionarle un tratamiento de emergencia.
Para solicitar restricciones:
- Debe hacer su solicitud por escrito a Compliance@soleranetwork.com
- En su solicitud, debe indicarnos:
- Qué información quieres limitar
- Si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos, y
- A quién desea que se apliquen los límites, por ejemplo, las divulgaciones a su cónyuge
Solicitud de comunicaciones confidenciales
Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de una manera determinada o en un lugar determinado. Por ejemplo, puede solicitar que solo nos comuniquemos con usted en su casa o por teléfono.
Para solicitar comunicaciones confidenciales
- Debe hacer su solicitud por escrito a Compliance@soleranetwork.com
- Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que nos comuniquemos con usted
No le preguntaremos el motivo de su solicitud. Atenderemos todas las solicitudes razonables.
Divulgación a petición suya
Podemos divulgar información cuando usted lo solicite. Esta divulgación, si lo solicita, puede requerir una autorización por escrito de su parte.
Para solicitar la divulgación de información:
- Debe hacer su solicitud por escrito a Compliance@soleranetwork.com
- En su solicitud, debe indicarnos:
- Qué información desea divulgar
- Si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos, y
- A quién desea que se apliquen las divulgaciones, por ejemplo, las divulgaciones a su cónyuge
¿Puedo ver la información médica que Solera ha recopilado?
Sí, tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia de la información médica que pueda usarse para tomar decisiones sobre su atención. Por lo general, esto incluye los registros médicos y de facturación, pero es posible que no incluya cierta información de salud mental.
Para inspeccionar y obtener una copia de la información médica que pueda usarse para tomar decisiones sobre usted:
- Debe enviar su solicitud por escrito a Compliance@soleranetwork.com
- Tiene derecho a solicitar que la copia se suministre en un formulario o formato electrónico (como un PDF guardado en un disco compacto) si la información se puede producir fácilmente en un formato o formato electrónico
Es posible que cobremos una tarifa por los costos de copiar, enviar por correo u otros suministros relacionados con su solicitud.
Podemos denegar su solicitud de inspeccionar y obtener una copia en determinadas circunstancias muy limitadas. Si se le niega el acceso a la información médica, puede solicitar que se revise la denegación. Un profesional de la salud autorizado elegido por nosotros revisará su solicitud y la denegación. La persona que lleve a cabo la revisión no será la persona que rechazó su solicitud. Cumpliremos con el resultado de la revisión.
¿Puedo ver con quién ha compartido Solera mi información médica?
Tiene derecho a solicitar una «contabilidad de las divulgaciones». Esta es una lista de las divulgaciones que hicimos de su información médica para fines distintos de los que utilizamos para el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica (tal y como se describen esas funciones anteriormente) y con otras excepciones de conformidad con la ley.
Para solicitar una contabilidad (lista) de divulgaciones:
- Debe enviar su solicitud por escrito a Compliance@soleranetwork.com
- En su solicitud, debe indicarnos:
- Un período de tiempo que no puede ser superior a 6 años y no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003.
- El formato en el que desea la lista (por ejemplo, en papel o electrónicamente).
La primera lista que solicites dentro de un período de 12 meses será gratuita. En el caso de listas adicionales, es posible que te cobremos los costos de proporcionar la lista. Le notificaremos el coste que ello implicará y podrá optar por retirar o cambiar su solicitud en ese momento antes de que generemos cualquier coste.
¿Puedo cambiar mi información médica?
Si considera que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta, puede pedirnos que la modifiquemos. Tiene derecho a solicitar una modificación mientras la información la conserve Solera Health o para Solera Health.
Para solicitar una modificación de su información médica:
- Debe hacer una solicitud por escrito a Compliance@soleranetwork.com
- Debe proporcionar un motivo que respalde su solicitud
Podemos denegar su solicitud de modificación si no está por escrito o no incluye un motivo que respalde la solicitud. Además, podemos denegar su solicitud si nos pide que modifiquemos la información que:
- No fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para hacer la modificación
- No forma parte de la información médica mantenida por o para Solera Health
- No forma parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar, o
- Es preciso y completo
¿Qué pasa si creo que se ha violado mi privacidad?
Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante Solera Health o la Secretaría del Departamento Federal de Salud y Servicios Humanos. Todas las quejas deben presentarse por escrito. No se le sancionará por presentar una queja.
Para presentar una queja ante Solera Health, póngase en contacto con: Oficial de privacidad del Oficial de Privacidad de Solera Health, 2425 East Camelback Road, Suite 150; Phoenix, AZ 85016, (602) 257-9326; Compliance@soleranetwork.com
Para presentar una queja ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos, comuníquese con: Oficina de Derechos Civiles, Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, 200 Independence Ave., S.W., Washington, D.C. 20201, o visite el sitio web de la Oficina de Derechos Civiles para presentar una queja electrónicamente: http://www.hhs.gov/ocr/filing-with-ocr/index.html
Notificación de una infracción
Solera Health le notificará según lo exija la ley después de una violación de su información médica protegida no segura.
Tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso
Tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Puede pedirnos que le demos una copia de este aviso en cualquier momento. Incluso si ha aceptado recibir este aviso electrónicamente, todavía tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso.
Para obtener una copia impresa de este aviso, póngase en contacto con: Oficial de privacidad de Solera y oficial de privacidad, Solera Health, 2425 East Camelback Road, Suite 150; Phoenix, AZ 85016, (602) 257-9326; Compliance@soleranetwork.com.
Puede obtener una copia electrónica de este aviso en nuestro sitio web: www.soleranetwork.com.